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Assistant(e) de Direction bilingue

Publication date: 19/06/2020
Reference: HBSFAD2020
Entity: HYDRO BUILDING SYSTEMS
Location: TOULOUSE
Contract type: Permanent

Company

Hydro Building Systems, avec plus de 1000 salariés en France, est une division du groupe Hydro, leader mondial des solutions aluminium extrudées. Notre métier : la conception et la distribution de systèmes aluminium pour le second œuvre bâtiment grâce à nos marques Technal, Wicona et Sapa.

Le siège de d’Hydro Building Systems France est basé à Toulouse. Environ 700 personnes travaillent sur un site intégré qui regroupe les principales activités de notre chaine de valeur : Filage, RPT, laquage, logistique (dépôts de profilés aluminium et d'accessoires), sans oublier les fonctions support, la R&D, le marketing, … Véritable vitrine de l’entreprise, ce site arboré de 17 hectares propose un environnement de travail présentant de nombreux avantages (accessibilité en transports en communs, restaurant d’entreprise, cours de sport…) et mise sur la Qualité de Vie au Travail de ses équipes.

Afin de gérer l’assistanat de Direction dans un environnement international ainsi que l’administration de notre organisme de formation, destiné aux clients, nous recherchons un(e) ASSISTANT(E) DE DIRECTION - BILINGUE (H/F).

Job

Basé(e) à Toulouse, rattaché(e) au Vice-Président France, vous exercez les missions suivantes :

• Assistanat de Direction auprès du VP & Comité de Direction France (50%)
- Gestion de l’agenda du Vice-Président
- Tâches administratives
- Support aux présentations
- Prise de note et suivi de plans d’action
- Organisation réception / séminaires
- Rédaction de courriers et support paralégal
- Échange en français & anglais avec les autres services et partenaires à l'international
- Commandes diverses

• Administration de l’organisme de formation interne et suivi commercial sous la Direction Marketing & Communication France (50%)
- Accueil téléphonique et réception des besoins clients et/ ou demandes force de vente,
- Analyse des besoins et réalisation de devis
- Gestion du portefeuille des inscriptions en stages (clients, internes, professeurs en lycée technique …) et planification
- Suivi, conseils et relances des devis
- Préparation et suivi des dossiers de formation (convention, convocation, logistique, feuille de présence, bilans, attestation etc…)
- Enregistrement des commandes et gestion de la facturation
- Contact direct auprès des administrations (Fonds d’Assurance Formation…)
- Saisie de données sur SAP
- Analyses statistiques
- Mises à jour de la base de données clients,

Profile

Ce poste riche et diversifié nécessite de la rigueur, une grande capacité à gérer les priorités et une aisance relationnelle hors du commun.

Ayant à minima 5 ans d’expérience professionnelle, dont au moins un an en environnement international, vous maîtrisez les différents outils de gestion (SAP, Word, Power Point, outlook…) et avez déjà occupé un poste d’assistanat de Direction et /ou commercial.

Sensible aux outils digitaux, vous aimez innovez et êtes force de proposition en vue d’améliorer les processus et modes de travail. Vous maîtrisez impérativement le français et l’anglais (écrit/oral), l’espagnol serait un plus.

Enfin, vous faîtes preuve de discrétion, d’autonomie et adaptez votre disponibilité aux besoins de l’organisation.

Déplacements ponctuels.

Poste cadre avec possibilité de télétravail 1 jour par semaine.